Ketika memulai komputer baru mungkin hal ini belum terasa karena memang semuanya itu masih kosong, Tetapi ketika tahun berganti tahun di situ nantinya kita akan tambahkan berbagai macam file dan berbagai macam pekerjaan yang ada di situ sehingga lambat laun di situ akan menumpuk berbagai macam file. Mungkin sekalian itu terbiasa rapi dari awal itu akan tidak menjadi sebuah masalah yang besar tetapi ketika kalian itu memang pada dasarnya pada awalnya kalian tidak mengatur hal itu maka ini akan bisa menjadi salah satu momok yang sangat menghancurkan mood! dan Bikin Stress, karena ketika berhadapan dengan pekerjaan tetapi kita masuk pada komputer dengan manajemen file berantakan milik kita sendiri itu berasa seperti kita belum menyelesaikan sesuatu dimasa lampau, sehingga ini menjadi beban kognitif yang nyata kerap kali buat project baru.
 |
| Confusing Management File | Illustration RCN |
Ya! Stres akibat file yang berantakan sering kali muncul karena beban kognitif yang besar saat mencari data atau melihat tumpukan tugas yang tidak terstruktur. Hal ini memicu rasa malas karena otak merasa tugas tersebut terlalu rumit untuk diselesaikan. Bahkan sebelum kita menyentuh mouse dan duduk di depan komputer, mengingat file berantakan itu menjadi beban tersendiri dan akhirnya jadi malas.
Maka dari itulah, kita perlu memanajemen file tersebut, agar nantinya dapat mengurangi distraksi dan membuat kita menjadi bersemangat bekerja. Ada beberapa poin yang kita bisa rangkumkan disini dan menurut kita ini cukup efisien untuk dijadikan sebagai catatan di Channel RahmanCyber ini, terlebih jika kalian juga mengalami hal yang sama dan tiba tiba kalian visit di channel web ini.
Ini beberapa strategi merapikan sistem kerja yang bisa diterapkan :
1. Strategi "Quick-Win" untuk Mengurangi Stres Segera
Jangan mencoba merapikan semuanya dalam satu waktu agar tidak bertambah stres.
- Buat Folder "To-Sort": Pindahkan semua file yang berantakan di Desktop atau folder Downloads ke dalam satu folder baru bernama "Belum Diatur". Ini akan langsung membersihkan tampilan layar Anda dan memberikan rasa lega seketika.
- Gunakan Disk Cleanup: Bersihkan file sampah dan temporary files menggunakan fitur Disk Cleanup di Windows untuk membuat performa komputer lebih ringan.
- Hapus yang Tidak Perlu: Segera hapus file duplikat atau dokumen lama yang sudah pasti tidak terpakai.
2. Strategi Membangun Sistem File dengan Struktur Folder Rapi
Sistem yang rapi membuat kita merasa lebih memegang kendali atas pekerjaan dan anda juga bisa menerapkan ini.
- Struktur Folder Berbasis Kategori: Buat folder utama berdasarkan tahun (misal: "2025") atau kategori besar (misal: "Pekerjaan", "Pribadi", "Kuliah").
- Gunakan Subfolder Status: Di dalam folder proyek, buat subfolder berdasarkan progresnya, seperti:
- Tugas/Draft: Untuk file yang sedang dikerjakan.
- Progres/Review: Untuk file yang menunggu umpan balik.
- Selesai/Archive: Untuk file yang sudah final agar tidak membingungkan.
- Standar Penamaan File: Gunakan format nama yang konsisten, misalnya YYYYMMDD_NamaFile_Versi. Hindari nama file seperti "final_banget_v2.docx" agar tidak pusing saat mencari.
3. Strategi "Micro Task"
- Pecah Menjadi Micro-Tasks: Fokuslah pada satu tugas kecil saja daripada melihat keseluruhan tumpukan. Selesaikan satu subfolder atau satu dokumen setiap 25 menit (Teknik Pomodoro).
- Visualisasi Kerapian: Gunakan ikon warna-warni atau emoji pada nama folder agar lebih mudah dikenali secara visual dan terasa lebih "menyenangkan" untuk dibuka.
- Lakukan Digital Decluttering Berkala: Sisihkan waktu 10-15 menit di akhir pekan untuk memindahkan file dari folder "Belum Diatur" ke tempat yang semestinya.
Jika Anda merasa terlalu jenuh, cobalah untuk melakukan mindfulness atau beristirahat sejenak dari layar sebelum mulai merapikan. Tetapi setelah kita memanajemen file dan membuang yang kiranya tidak diperlukan atau sudah dikerjakan, saya rasa anda pun juga akan merasakan perbedaannya.. :)
Perlukah Aplikasi untuk Memanajemen File? Enggaklah, cukup anda fokus menata itu, dan penamaan file berdasarkan TAHUN - BULAN - TANGGAL, saya rasa cukup efisien dan memudahkan kita melakukan track file, ibarat kata memberikan sinyal bantuan ke otak kita untuk mengingat.
Sekian, tips kali ini bro, moga bermanfaat bagi saya, dan juga anda sekalian :) hehe